Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /customers/7/f/b/miekehanemaaijer.nl/httpd.www/libraries/cms/application/cms.php on line 460
Main menu

Hoe de voorvergadering kan werken.

Reflectie 1. Hoe de voorvergadering kan werken.

De voorvergadering van de RvC is bijna standaard geworden. Vrijwel iedere corporatie werkt hiermee en is tevreden over de resultaten. Het zorg ervoor dat de vergadering met het bestuur efficiënter verloopt, terwijl iedere commissaris beter zijn inbreng kan leveren.

De voorvergadering is een ‘check-in’ moment. Je ziet elkaar normaal gesproken circa 6 keer per jaar. Je moet loskomen van het dagelijkse werk, landen in de complexiteit van de volkshuisvesting en in het team dat haar eigen dynamiek kent. De check-in kent natuurlijk de uitwisseling van de normale begroeting ‘hoe gaat het’, maar wordt echt van belang als het ook het proces van de formele vergadering reguleert.

Het is de voorzitter die de voorvergadering leidt, maar zonder ‘agenda’ en zonder formele documenten. Er worden geen formele besluiten genomen, er is geen verslag. Maar wat gebeurd er dan?

Door als voorzitter in de voorvergadering een ieder te vragen naar:
- Wat vindt jij belangrijk vanavond?
- Wat zijn de hamerstukken, waar we nauwelijks tijd aan hoeven te besteden
ontstaat er een ordening voor de daadwerkelijke vergadering. Het levert een ordening in tijdsbesteding en planning op en daarmee ook tijd om inhoudelijke onderwerpen goed te bespreken in de vergadering. In de voorvergadering is er dus geen discussie nodig, als een commissaris een onderwerp belangrijk vindt, dan is dat onderwerp belangrijk.

Door bij de belangrijke onderwerpen ook een primaire spreker aan te wijzen, ontstaat er een nieuwe dynamiek in de vergadering met de bestuurder. Het geijkte rondje waarbij een ieder het gevoel heeft iets in te moeten brengen is een tijdverspiller. De voorzitter geeft gewoon eerst het woord aan de betreffende commissaris en vraagt vervolgens of er nog toevoegingen zijn.

Heeft u nog do’s en don’ts voor de voorvergadering?
Mail ze naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.